Referat Organizacji i Informacji Publicznej

Kierownik Referatu: mgr Wiesław Greszata
tel. (81) 859 10 04

Referat Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi Urzędu.

Referat tworzą:

Stanowisko d/s organizacyjnych i kadrowych
Stanowisko d/s obsługi organów gminy
Stanowisko sekretariatu Urzędu
Stanowisko d/s promocji Gminy i informacji publicznej
Stanowiska d/s obsługi technicznej (kierowcy, sprzątaczka, prac. gospodarczy)

Zadania Referatu:

Referat Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §10 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:

  • Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do powszechnego wglądu obywateli.
  • Ogłaszanie (plakatowanie) przepisów gminnych wydanych przez Radę Miasta
  •  Wykonywanie zadań wynikających z fundacji burmistrza jako przewodniczącego Zarządu Miasta i kierownika Urzędu.
  •  Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonaniem uchwał Rady Miasta i Zarządu Miasta.
  • Dopilnowanie terminowego przygotowania przez właściwe jednostki organizacyjne i pracowników materiałów na sesje Rady Miasta oraz posiedzeń Zarządu Miasta.
  •  Przekazywanie do realizacji właściwym jednostkom organizacyjnym i pracownikom poleceń burmistrza mających na celu prawidłowe wykonanie zadań wynikających z uchwał Rady Miasta i Zarządu Miasta oraz innych aktów prawnych.
  • Żądanie od kierowników właściwych jednostek organizacyjnych dostarczenia dla potrzeb Rady Miasta, Zarządu Miasta i burmistrza niezbędnych informacji, sprawozdań i opracowań.
  • Podejmowanie inicjatyw zmierzających do usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wprowadzenia doskonalszych metod jego działania szczególnie w zakresie obsługi obywateli.
  • Ustalanie zasad obiegu dokumentów i akt w Urzędzie.
  • Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem w Urzędzie przepisów kancelaryjnych.
  • Analizowanie publikacji prasowych dotyczących miasta oraz działalności jego władz i podejmowanie działań związanych z reagowaniem na krytykę prasową.
  • Wykonywanie zadań związanych z załatwianiem w Urzędzie skarg, wniosków i listów obywateli a w szczególności:
  • Prowadzenie zbiorowej ewidencji skarg, wniosków i listów interwencyjnych, wpływających do Urzędu oraz przekazanie ich do rozpatrzenia właściwym jednostkom organizacyjnym lub pracownikom,
  • Organizowanie przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i osobistych przez burmistrza,
  •  nadzorowanie terminowego załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli wniesionych do Urzędu.
  •  Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
  • Zapewnienie obsługi techniczno – biurowej narad zwoływanych przez burmistrza.
  • Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.
  • Wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców stosownie do obowiązujących w tym zakresie ustaleń i przepisów.
  • Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Zarządu Miasta szczególnie w zakresie
  1. organizacyjnego przygotowania posiedzeń Zarządu,
  2. opracowywanie materiałów z posiedzeń Zarządu
  3. przekazywanie do wykonania i wiadomości właściwym jednostkom organizacyjnym i osobom uchwał, zaleceń i postanowień oraz wniosków podjętych na posiedzeniach Zarządu.
  4. prowadzenie zbioru protokołów i innych materiałów z posiedzeń Zarządu.
  • Prowadzenie obsługi sekretarskiej oraz kancelaryjno – biurowej burmistrza i zastępcy burmistrza.
  • Prowadzenie spraw kancelaryjnych dla całego Urzędu, szczególnie w zakresie przyjmowania, opracowywania rozdziału i wysyłania korespondencji wychodzącej z Urzędu i przychodzącej do Urzędu
  • Prowadzenie gospodarki ustalonej dla Urzędu ilością etatów i funduszem wynagrodzeń.
  • Przedstawianie propozycji dotyczących podwyżek wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
  • Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
  • Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych.
  • Prowadzenie spraw odnoszących się do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracowników Urzędu, w tym związanych z wyborem komisji dyscyplinarnej i wyznaczaniem rzecznika dyscyplinarnego.
  • Przedstawianie propozycji w sprawie czasu pracy Urzędu oraz prowadzenia kontroli dyscypliny pracy w Urzędzie.
  • Prowadzenie listy obecności oraz książek wyjść w godzinach pracy w sprawach służbowych i osobistych, wyjazdów służbowych oraz obecności w Urzędzie poza godzinami pracy.
  • Prowadzenie spraw urlopowych pracowników Urzędu w tym sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych.
  • Planowanie i koordynowanie doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu.
  • Prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu.
  • Planowanie i prowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Urzędu i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Burmistrza.
  • Organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
  • Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
  • Prowadzenie biblioteki urzędowej oraz załatwianie spraw związanych z prenumeratą prasy i wydawnictw.
  • Prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynków administracyjnych zajmowanych przez urząd
  • Prowadzenie spraw inwestycji, remontów i konserwacji budynku administracyjnego urzędu.
  • Prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja.
  • Gospodarowanie składkami majątkowymi urzędu, prowadzenie ich ewidencji i rozliczania.
  • Zaopatrzenie urzędu w niezbędne druki i formularze.
  • Prowadzenie powielarni, łącznicy telefonicznej i teleksowej.
  • Prowadzenie zakładowej działalności socjalnej.
  • Zaopatrywanie pracowników obsługi w odzież ochronną i roboczą oraz prowadzenie gospodarki tą odzieżą.
  • Zaopatrywanie urzędu w niezbędne pieczęcie, pieczątki.
  • Zapewnienie należytego stanu elementów informacji wizualnej w budynkach administracyjnych urzędu.
  • Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w urzędzie.
  • Organizowanie i zapewnianie ochrony budynków urzędu, zwłaszcza po godzinach pracy.
  • Ustalanie zadań dla pracowników obsługi oraz nadzorowanie wykonywania przez nich tych zadań.
  • Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem przez właściwy organ ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkobiercy w trybie art. 951 § 1 Kodeksu cywilnego.
  • Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych.
  • Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do wiadomości publicznej oraz pism ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane.
  • Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęciu postępowania z urzędu.
  • Prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem pełnomocników w sprawach o : ustalenie ojcostwa, roszczenia alimentacyjne oraz o przysposobienie.
  • Składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.
  • Udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym.
  • Prowadzenie spraw związanych z powołaniem komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi
Facebook Auto Publish Powered By : XYZScripts.com