Kierownik Referatu: mgr Wiesław Greszata
tel. (81) 859 10 04

Referat Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi Urzędu.

Referat tworzą:

Stanowisko d/s organizacyjnych i kadrowych
Stanowisko d/s obsługi organów gminy
Stanowisko sekretariatu Urzędu
Stanowisko d/s promocji Gminy i informacji publicznej
Stanowiska d/s obsługi technicznej (kierowcy, sprzątaczka, prac. gospodarczy)

Zadania Referatu:

Referat Organizacyjny poza zadaniami wspólnymi realizowanymi przez wszystkie wydziały i samodzielne stanowiska określone w §10 Regulaminu Organizacyjnego realizuje następujące zadania szczegółowe:

• Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do powszechnego wglądu obywateli.
• Ogłaszanie (plakatowanie) przepisów gminnych wydanych przez Radę Miasta
•  Wykonywanie zadań wynikających z fundacji burmistrza jako przewodniczącego Zarządu Miasta i kierownika Urzędu.
•  Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonaniem uchwał Rady Miasta i Zarządu Miasta.
• Dopilnowanie terminowego przygotowania przez właściwe jednostki organizacyjne i pracowników materiałów na sesje Rady Miasta oraz posiedzeń Zarządu Miasta.
•  Przekazywanie do realizacji właściwym jednostkom organizacyjnym i pracownikom poleceń burmistrza mających na celu prawidłowe wykonanie zadań wynikających z uchwał Rady Miasta i Zarządu Miasta oraz innych aktów prawnych.
• Żądanie od kierowników właściwych jednostek organizacyjnych dostarczenia dla potrzeb Rady Miasta, Zarządu Miasta i burmistrza niezbędnych informacji, sprawozdań i opracowań.
• Podejmowanie inicjatyw zmierzających do usprawnienia organizacji pracy Urzędu oraz wprowadzenia doskonalszych metod jego działania szczególnie w zakresie obsługi obywateli.
• Ustalanie zasad obiegu dokumentów i akt w Urzędzie.
• Sprawowanie nadzoru nad stosowaniem w Urzędzie przepisów kancelaryjnych.
• Analizowanie publikacji prasowych dotyczących miasta oraz działalności jego władz i podejmowanie działań związanych z reagowaniem na krytykę prasową.
• Wykonywanie zadań związanych z załatwianiem w Urzędzie skarg, wniosków i listów obywateli a w szczególności:
• Prowadzenie zbiorowej ewidencji skarg, wniosków i listów interwencyjnych, wpływających do Urzędu oraz przekazanie ich do rozpatrzenia właściwym jednostkom organizacyjnym lub pracownikom,
• Organizowanie przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i osobistych przez burmistrza,
•  nadzorowanie terminowego załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli wniesionych do Urzędu.
•  Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
• Zapewnienie obsługi techniczno – biurowej narad zwoływanych przez burmistrza.
• Prowadzenie spraw związanych ze współpracą zagraniczną.
• Wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców stosownie do obowiązujących w tym zakresie ustaleń i przepisów.
• Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Zarządu Miasta szczególnie w zakresie

1. organizacyjnego przygotowania posiedzeń Zarządu,
2. opracowywanie materiałów z posiedzeń Zarządu
3. przekazywanie do wykonania i wiadomości właściwym jednostkom organizacyjnym i osobom uchwał, zaleceń i postanowień oraz wniosków podjętych na posiedzeniach Zarządu.
4. prowadzenie zbioru protokołów i innych materiałów z posiedzeń Zarządu.

• Prowadzenie obsługi sekretarskiej oraz kancelaryjno – biurowej burmistrza i zastępcy burmistrza.
• Prowadzenie spraw kancelaryjnych dla całego Urzędu, szczególnie w zakresie przyjmowania, opracowywania rozdziału i wysyłania korespondencji wychodzącej z Urzędu i przychodzącej do Urzędu
• Prowadzenie gospodarki ustalonej dla Urzędu ilością etatów i funduszem wynagrodzeń.
• Przedstawianie propozycji dotyczących podwyżek wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
• Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
• Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych.
• Prowadzenie spraw odnoszących się do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracowników Urzędu, w tym związanych z wyborem komisji dyscyplinarnej i wyznaczaniem rzecznika dyscyplinarnego.
• Przedstawianie propozycji w sprawie czasu pracy Urzędu oraz prowadzenia kontroli dyscypliny pracy w Urzędzie.
• Prowadzenie listy obecności oraz książek wyjść w godzinach pracy w sprawach służbowych i osobistych, wyjazdów służbowych oraz obecności w Urzędzie poza godzinami pracy.
• Prowadzenie spraw urlopowych pracowników Urzędu w tym sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych.
• Planowanie i koordynowanie doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu.
• Prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu.
• Planowanie i prowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Urzędu i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Burmistrza.
• Organizowanie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
• Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
• Prowadzenie biblioteki urzędowej oraz załatwianie spraw związanych z prenumeratą prasy i wydawnictw.
• Prowadzenie spraw związanych z zarządem i utrzymaniem budynków administracyjnych zajmowanych przez urząd
• Prowadzenie spraw inwestycji, remontów i konserwacji budynku administracyjnego urzędu.
• Prowadzenie zaopatrzenia materiałowego na cele administracyjne w tym zakup inwentarza ruchomego, materiałów i maszyn biurowych, ich remonty i konserwacja.
• Gospodarowanie składkami majątkowymi urzędu, prowadzenie ich ewidencji i rozliczania.
• Zaopatrzenie urzędu w niezbędne druki i formularze.
• Prowadzenie powielarni, łącznicy telefonicznej i teleksowej.
• Prowadzenie zakładowej działalności socjalnej.
• Zaopatrywanie pracowników obsługi w odzież ochronną i roboczą oraz prowadzenie gospodarki tą odzieżą.
• Zaopatrywanie urzędu w niezbędne pieczęcie, pieczątki.
• Zapewnienie należytego stanu elementów informacji wizualnej w budynkach administracyjnych urzędu.
• Prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w urzędzie.
• Organizowanie i zapewnianie ochrony budynków urzędu, zwłaszcza po godzinach pracy.
• Ustalanie zadań dla pracowników obsługi oraz nadzorowanie wykonywania przez nich tych zadań.
• Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem przez właściwy organ ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkobiercy w trybie art. 951 § 1 Kodeksu cywilnego.
• Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych.
• Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do wiadomości publicznej oraz pism ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane.
• Powiadomienie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęciu postępowania z urzędu.
• Prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem pełnomocników w sprawach o : ustalenie ojcostwa, roszczenia alimentacyjne oraz o przysposobienie.
• Składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.
• Udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym.
• Prowadzenie spraw związanych z powołaniem komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi